Nettoyage de CRM pour TPE et PME à Paris : doublons fusionnés, contacts à jour, règles écrites

Quelques signes suffisent : la même personne apparaît deux ou trois fois avec des orthographes différentes, vos emails de relance rebondissent, la moitié des fiches n'ont ni origine ni prochaine action, et l'origine des demandes est écrite de cinq façons pour dire la même chose. Si vous hésitez à envoyer une campagne parce que vous ne savez pas qui est dans la liste, c'est le moment. Le diagnostic d'une journée compte tout cela sur votre vrai compte.

Le moins possible, et jamais sans vous. Avant toute action, la base entière est exportée dans un fichier daté que vous gardez. Les seules suppressions concernent les fiches inutilisables (ni nom, ni email, ni téléphone, aucune activité), présentées dans une liste que vous validez. Les contacts inactifs sont archivés, pas supprimés : ils gardent leur historique et peuvent revenir.

Avec des règles écrites avant de commencer, que vous validez : deux fiches avec le même email sont le même contact, sans exception ; même téléphone et même nom de famille, fusion après vérification du prénom ; même téléphone et noms différents, deux personnes à relier, pas à fusionner. La fiche conservée est celle qui a le plus d'historique, et tout ce qui manque y est reporté depuis l'autre avant la fusion. Ces règles restent dans votre guide d'équipe.

Cela dépend du nombre de fiches, du nombre de sources et de l'état des champs. Le diagnostic d'une journée compte les doublons, les fiches incomplètes et les contacts inactifs, puis le devis fixe le délai et le prix. Pendant le nettoyage lui-même, nous demandons de suspendre les saisies quelques heures ou quelques jours, pour que les doublons ne reviennent pas pendant que nous les fusionnons.

Il y contribue directement : ne garder que les données nécessaires, savoir depuis quand un contact n'a pas été sollicité, respecter les demandes d'arrêt, documenter les durées de conservation. Nous écrivons les règles d'archivage et nous documentons le traitement pour votre registre. Nous ne sommes pas un cabinet juridique : pour une activité sensible, faites relire le dispositif par votre conseil ou votre délégué à la protection des données.

Avec quatre habitudes, mises en place à la fin du nettoyage : une seule porte d'entrée pour les nouveaux contacts (formulaires reliés et saisie dans le CRM, plus d'import de tableur sans règles), la détection de doublons de votre CRM activée à la création, un filtre « fiches incomplètes » revu chaque semaine par une personne nommée, et un nettoyage léger chaque trimestre inscrit au calendrier. Le guide de deux pages qui contient ces règles reste dans votre CRM.