Vous ouvrez votre CRM pour relancer un devis et vous trouvez la même personne trois fois. Votre dernière campagne est partie à moitié dans le vide, et l'origine des demandes est écrite de cinq façons, si bien qu'aucun filtre ne répond juste. C'est le lot de la plupart des TPE et PME après quelques années. Ce guide vous donne la méthode : les signes, l'ordre des opérations, les règles de fusion, le sort des contacts inactifs, la durée, le coût et les habitudes qui gardent la base propre.
Nettoyer son CRM, c'est exporter la base, écrire des règles de doublons et d'archivage, fusionner les fiches en double, archiver les contacts inactifs sans les supprimer, harmoniser les champs, puis compter ce qui a changé. Nous appliquons cette méthode sur HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Brevo, Sellsy, Axonaut et monday CRM, depuis Rueil-Malmaison, pour des entreprises de Paris et d'Île-de-France.
Comment savoir si votre CRM a besoin d'un nettoyage ?
Votre CRM a besoin d'un nettoyage dès que vous hésitez à envoyer une campagne parce que vous ne savez plus qui est dans la liste. Quelques signes suffisent :
Aucun de ces signes n'est une question de rigueur. Sans règle écrite, une base se salit toute seule : chaque nouvelle source (site, salon, tableur, campagne) apporte sa façon d'écrire. Un artisan qui reçoit ses demandes par téléphone, par son site et par une publicité sur Facebook a trois portes d'entrée, donc trois occasions de créer un doublon.
Comment fusionner les doublons sans perdre d'historique ?
Deux fiches ne sont fusionnées que selon des règles écrites à l'avance, et la fiche conservée est toujours celle qui a le plus d'historique. Avant la première fusion, la base entière a été exportée dans un fichier daté que vous gardez. Les règles que nous appliquons le plus souvent :
Avant chaque fusion, tout ce qui manque sur la fiche conservée est reporté depuis l'autre : second numéro, adresse, notes, affaire en cours. Le travail se fait groupe par groupe : la détection automatique de votre CRM propose, une personne valide. Plus long qu'un bouton « tout fusionner », mais aucun client mélangé.
Une base propre n'est pas une base petite : c'est une base où chaque fiche a une origine, un propriétaire et une prochaine action.
Que faire des contacts inactifs et des emails qui rebondissent ?
Un contact inactif s'archive, il ne se supprime pas : il garde son historique, sort des envois et peut revenir le jour où il rappelle. Les seules suppressions concernent les fiches inutilisables, sans nom, sans email, sans téléphone et sans activité, dans une liste que vous validez.
Ce tri contribue à la conformité RGPD : ne garder que les données nécessaires et documenter les durées de conservation. Pour la partie site, voyez notre guide sur la conformité RGPD d'un site web.
Comment harmoniser les champs pour retrouver des filtres fiables ?
Harmoniser les champs, c'est décider d'un seul format par information et remplacer le texte libre par des listes fermées. Sans cela, aucun filtre ne répond juste.
Une fois l'origine fiabilisée, vous pouvez enfin comparer : combien de demandes viennent de vos campagnes Google Ads, combien de vos publicités Meta Ads, combien des recommandations, et lesquelles signent. Un formulaire de contact bien conçu renseigne l'origine dès la première saisie.
Combien de temps prend un nettoyage de CRM, et combien coûte-t-il ?
La durée dépend du nombre de fiches, de sources et de l'état des champs ; le diagnostic d'une journée sert à la mesurer avant de s'engager. Le déroulé :
Il n'y a pas de tarif public : aucune base n'a le même nombre de fiches ni de sources. Le diagnostic a un prix fixe communiqué sous 24 h ; le nettoyage est chiffré sur devis, avec un délai écrit. L'abonnement à votre CRM reste réglé à son éditeur. Si vous partez d'un tableur, la création de CRM comprend le nettoyage des fichiers avant l'import.
Comment garder un CRM propre après le nettoyage ?
Un CRM reste propre grâce à quatre habitudes mises en place dès la fin du nettoyage, et à une personne nommée pour les tenir.
Ces règles tiennent dans un guide de deux pages, rangé dans le CRM. Une base propre est aussi le point de départ des relances automatiques : une séquence d'emails envoyée à des doublons ou à des adresses mortes fait plus de mal que de bien. C'est l'objet de l'optimisation du CRM et de notre guide sur les relances et les rappels de rendez-vous. Pour le répétitif qui reste, l'intégration de Claude à vos outils prend le relais une fois les données rangées : notre article sur l'automatisation avec Claude explique par quoi commencer.
Ce que fait ConvertiLab
Notre prestation de nettoyage de CRM pour TPE et PME fusionne les doublons, archive les contacts inactifs, harmonise les champs et écrit les règles pour que la base reste propre, sur votre outil actuel. Export complet avant toute action, aucune suppression sans votre validation, comptage avant et après dans une note datée, guide d'équipe de deux pages. Diagnostic d'une journée à prix fixe communiqué sous 24 h, nettoyage chiffré sur devis, suivi mensuel facultatif. La même page propose un analyseur gratuit : collez un export de vos contacts, il compte les doublons, les emails invalides et les téléphones manquants sans envoyer votre fichier. Cette prestation fait partie de notre pôle CRM et relances automatiques, depuis Rueil-Malmaison, pour Paris, les Hauts-de-Seine et l'Île-de-France. Plus de 150 clients accompagnés, 4,5/5 sur 14 avis.
Questions fréquentes
Supprimez-vous des contacts pendant le nettoyage ?
Le moins possible, et jamais sans vous. La base entière est exportée dans un fichier daté avant toute action. Les seules suppressions concernent les fiches inutilisables, sans nom, sans email, sans téléphone et sans activité, dans une liste que vous validez. Les contacts inactifs sont archivés, jamais supprimés : ils gardent leur historique.
Comment décidez-vous que deux fiches sont un doublon ?
Avec des règles écrites avant de commencer et validées par vous. Même email : même contact, sans exception. Même téléphone et même nom de famille : fusion après vérification du prénom. Même téléphone et noms différents : deux personnes à relier, pas à fusionner. La fiche conservée est celle qui a le plus d'historique.
Faut-il arrêter de travailler dans le CRM pendant le nettoyage ?
Pas complètement. Nous demandons de suspendre les créations de fiches et les imports pendant quelques heures ou quelques jours, le temps des fusions, sinon des doublons réapparaissent. Consulter les fiches, passer des appels et noter des échanges restent possibles. Le créneau est fixé avec vous, hors de vos périodes chargées.
Le nettoyage d'un CRM aide-t-il pour le RGPD ?
Il y contribue directement : ne garder que les données nécessaires, savoir depuis quand un contact n'a pas été sollicité, documenter les durées de conservation. Nous écrivons les règles d'archivage pour votre registre. Nous ne sommes pas un cabinet juridique : pour une activité sensible, faites relire le dispositif par votre conseil.
Travaillez-vous sur tous les CRM ?
Oui, sur l'outil que vous avez déjà, sans migration : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Brevo, Sellsy, Axonaut ou monday CRM. Les règles de fusion et d'archivage sont les mêmes partout, seuls les réglages changent. Votre compte et votre abonnement restent inchangés, réglés à l'éditeur.
Un CRM propre ne tient pas à un grand ménage annuel mais à trois choses : un export avant d'agir, des règles écrites et validées, et quelques habitudes tenues par une personne nommée. Notre page nettoyage de CRM détaille les livrables et le déroulé ; pour savoir si un diagnostic a du sens chez vous, écrivez-nous : réponse sous 24 h, sans engagement. Pour la suite, notre guide CRM et relances automatiques montre ce qu'une base propre permet.
